EGE SOĞUTMA SANAYİCİLERİ VE İŞADAMLARI DERNEĞİ
KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Ege Soğutma Sanayicileri ve İşadamları Derneği olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK’ ya uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple işbu Kişisel Verilerinin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni” vasıtasıyla kişisel verilerinizi işleme süreçlerimiz ve KVKK tahtındaki haklarınız hakkında dernek üyelerimiz veya tüzel kişi dernek üyelerimizin temsilcileri, dernek üyesi olmamakla birlikte projeler kapsamında kişisel verilerini gönderen şahıs ve tüzel kişiler olan sizleri bilgilendirmek isteriz.
İşlediğimiz Kişisel Verileriniz
İlgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
1-Kimlik Bilgileri: İsim, soyisim, T.C. kimlik numarası, kimlik bilgisi.
2-İletişim Bilgileri: İletişim adresi, telefon numarası ve e-posta adresi ile var ise Dernek’e tarafınızla iletişim kurulması için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numarası, faks numarası veya size ulaşabileceğimiz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.
3-Çalışma ve Eğitim Bilgileriniz: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formu kapsamında zorunlu olmamakla birlikte ihtiyari olarak ilettiğiniz görev yaptığınız kurumun ismi, bu kurumdaki göreviniz, en son görev yaptığınız kurum, en son bitirdiğiniz okul.
4-Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Dernek’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte Dernek’e sunmuş olduğunuz kimlik belgesi ve fotoğraflar kapsamında dolaylı olarak edinilme ihtimali olan din, felsefi inanç, siyasi düşünce ve sağlık verileriniz (örneğin fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile üyelik başvuru formunda ihtiyari olarak belirtmiş olduğunuz üyesi olduğunuz derneklerin isimleri.
(Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler, üye olmamakla birlikte projeler için başvuran gerçek veya tüzel kişiler, gerçek kişi üyeler ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK tahtında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.)
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel Verileriniz, Dernek’ e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya http://.www.essiad.org.tr/ adresindeki Dernek web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’ e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.
Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’ in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat tahtında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’ nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler ile iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, projelerin sağlıklı şekilde yürümesi, ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir. Ayrıca projelerimiz kapsamında, üyelerimiz ve projeye başvuran kişilerin kişisel verileri birbirlerine gönderilerek iletişim sağlamalarına yardımcı olunmaktadır.
Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir:
1-Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
2-Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
3-Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
4-Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
5-Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,
6-Dernek projelerinin yürütülmesi,
7-Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi,
8-Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
9-Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
10-Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
11-İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
12-Mevzuat tahtında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması
13-Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
14-Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
15-Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.
Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları
Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:
1-Dernek üyeliği kapsamında Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dâhil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat tahtında öngörülmesi veya mevzuat tahtında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.
2-Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
3-Dernek tarafından yürütülen projeler kapsamında verilen hizmetlerden yararlanmak ve söz konusu hizmet’ in; sağlanması süreçlerinin planlanması ve icrası, iyileştirilmesi, mahiyetinden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kullanıcıların beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçları gözetilerek özelleştirilerek önerilmesi ve tanıtılması adına gerekli olan aktivitelerin planlanması için özel veya kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
4-Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
5-İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.
6-Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.
7-Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.
8-Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat tahtındaki yasal veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.
KVKK Tahtında İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK tahtında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:
1-Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2-Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3-Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4-Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5-Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6-KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7-5. ve 6. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8-İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9-Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Haklarınız Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları
KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK tahtındaki haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak Anadolu Caddesi No: 40 Tepekule İş Merkezi, Kat: 2/208 Bayraklı–İZMİR adresine elden teslim ederek veya essiad@essiad.org.tr adresi aracılığıyla kayıtlı elektronik posta (KEP) ile, veya güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalı şekilde Dernek’e iletebilirsiniz.
Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.